Todo comércio ou prestador de serviço está obrigado a emitir para o consumidor final a nota fiscal ou cupom fiscal, ou a nota fiscal de serviço ou recibo. Esses documentos são a comprovação da transação efetuada para fins de verificação do fisco. A emissão de notas fiscais ou cupons fiscais obedece regras estabelecidas em lei e sua não emissão ou emissão incorreta implica em sanções e penalizações.

As notas fiscais são feitas manualmente, em impressos próprios, ou impressas em impressoras fiscais em formulário e papel adequado. Já o cupom fiscal tem o mesmo valor que a nota fiscal, sendo impresso por maquinário específico, o chamado Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Mas o que é o cupom fiscal? O cupom fiscal equivale à nota fiscal. Sua diferença está em que é emitida, para ter valor, pela impressora fiscal especial, o Emissor de Cupom Fiscal. Os ECFs possuem toda uma regulamentação específica e são fiscalizados e autorizados a funcionar por agencias estaduais do fisco.Podem ser utilizados para emitir comprovação fiscal em toda venda à vista para o consumidor final para mercadorias retiradas ou consumidas no próprio estabelecimento. Devem ser obrigatoriamente utilizados para todos os estabelecimentos que auferem receita bruta anual superior a R$ 120.000,00. Existem três tipos de emissor de cupom fiscal: máquina registradora, impressora fiscal e terminal de ponto de venda. O equipamento só terá validade se constar da relação de equipamentos homologados pelo CONFAZ.

O software de cupom fiscal, instalado no emissor, registra e emite todos os dados necessários, do ponto de vista fiscal, para a emissão do cupom. O cupom fiscal é emitido independente do valor da operação e nele constam dados como tipo, quantidade e valor de mercadorias ou serviços, dados do estabelecimento e dados da máquina que emitiu o cupom. Esses dados ficam registrados e consolidados na memória do ECF. Essa é uma memória fiscal e, portanto, lacrada. O tipo de emissor de cupom fiscal e as características do software adquirido devem estar de acordo com a necessidade do empreendimento. Ou seja, o ECF pode servir apenas para emitir o cupom fiscal, mas pode também integrar-se ao plano de automação de operações e procedimentos na empresa. Nesse último caso, modelos com softwares mais sofisticados podem contribuir e muito para atividades de controle contábil, financeiro, estoque e controladoria.

Existem casos em que a emissão do cupom fiscal é dispensada. Casos óbvios são os de receita bruta anual inferior ao valor estipulado para a obrigatoriedade do ECF (R$ 120.000,00), venda de veículo sujeito a licenciamento, concessionárias de serviços públicos de energia elétrica, gás canalizado ou água, estabelecimentos de transporte de cargas de valor, estabelecimentos que utilizam a nota fiscal eletrônica, operações realizadas fora do estabelecimento, farmácias de manipulação.

Uma das impressoras fiscais mais conhecidas no mercado brasileiro são as impressoras Bematech. Empresa fundada em 1990, a Bematech desenvolve e oferece uma ampla gama de produtos e linhas complementares para empresas e estabelecimentos. Entre os produtos disponíveis encontram-se impressoras fiscais, impressoras de cheques, leitoras de códigos de barras e outros produtos para a automação de processos e operações.